Ryan Chen เป็นผู้จัดการฝ่ายการตลาดผลิตภัณฑ์ของ Microsoft เช่นเดียวกับหลายๆ คนที่นำเสนองานเป็นประจำ เขาแทบจะไม่เริ่มจากหน้าว่างเลย
บ่อยครั้งที่เขาต้องเผชิญกับข้อมูลผลิตภัณฑ์ บันทึกประจำรุ่น ความคิดเห็นของลูกค้า ภาพหน้าจอ และแนวคิดที่กระจัดกระจาย สิ่งที่ต้องใช้เวลาจริงๆ ไม่ใช่การเปิด PPT แต่ต้องจัดสิ่งเหล่านี้ให้เป็นเรื่องราวที่ผู้อื่นสามารถเข้าใจและจดจำได้
Deckwise ช่วยเขาจัดระเบียบข้อมูลเป็นโครงร่าง จากนั้นจึงสร้างชุดสไลด์ที่แก้ไขได้ หลังจากเวอร์ชันแรกออกมา Ryan สามารถขอให้ AI แก้ไขชุดสไลด์เดิมต่อไปได้: ปรับโครงสร้าง เขียนชื่อใหม่ เพิ่มหน้า หรือเปลี่ยนเนื้อหาเป็นเวอร์ชันที่เหมาะกับผู้ชมที่แตกต่างกันมากขึ้น
ไม่ต้องเริ่มจากหน้าว่างอีกต่อไป
ในอดีต เมื่อ Ryan นำเสนอผลิตภัณฑ์ เขามักจะต้องดูบันทึกประจำรุ่น, PRD, ความคิดเห็นของลูกค้า และภาพหน้าจอผลิตภัณฑ์ จากนั้นจึงคัดลอกทีละหน้าลงในสไลด์
ส่วนที่ลำบากที่สุดไม่ใช่การเขียนเนื้อหา แต่ต้องตัดสินใจว่าจะพูดอย่างไร ข้อมูลไหนควรใส่ก่อน ฟังก์ชั่นไหนควรรวม รายละเอียดทางเทคนิคไหนควรลบทิ้ง ข้อกังวลของลูกค้าข้อไหนสมควรมีเพจของตัวเอง
ตอนนี้ เขาสามารถใส่ข้อมูลนี้ลงในโปรเจ็กต์ Deckwise และให้ AI สร้างโครงร่างได้ Ryan ไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับวิธีจัดรูปแบบแต่ละหน้าตั้งแต่ต้น แต่ก่อนอื่นให้ตรวจสอบก่อนว่าโครงสร้างโดยรวมถูกสร้างขึ้นหรือไม่
หากโครงเรื่องผิด เขาสามารถขอให้ AI แก้ไขได้โดยตรง:
- จัดการกับปัญหาที่เป็นปัญหาของลูกค้าล่วงหน้า
- การแนะนำฟังก์ชันแบบย่อ
- เพิ่มหน้าสรุปมูลค่าสินค้า
- เปลี่ยนคำอธิบายทางเทคนิคให้เข้าใจง่ายขึ้น
หลังจากยืนยันโครงร่างแล้ว Deckwise จะสร้างชุดสไลด์ที่แก้ไขได้ครบชุด
สร้างเวอร์ชันแรกก่อน จากนั้นจึงทำการขัดเกลาต่อไป
สิ่งที่ไรอันต้องการมากที่สุดไม่ใช่ PPT แบบ "สร้างและสิ้นสุด"
ในการทำงานจริง ชุดสไลด์มักจะเปลี่ยนแปลงหลายครั้ง เช่น ขอบเขตผลิตภัณฑ์เปลี่ยนแปลง ความคิดเห็นของลูกค้าได้รับการอัปเดต เจ้านายต้องการเน้นอีกประเด็นหนึ่ง และทีมขายก็ตั้งคำถามใหม่
ความแตกต่างกับ Deckwise คือหลังจากสร้างเวอร์ชันแรกแล้ว AI จะสามารถเข้าใจชุดสไลด์เดียวกันต่อไปได้ และช่วยเขาแก้ไขเอกสารปัจจุบันได้โดยตรง
Ryan สามารถกำกับต่อไปได้ดังนี้:
- เปลี่ยนหน้าที่ 3 ให้เน้นคุณค่าของลูกค้ามากขึ้น
- เพิ่มหน้าคำถามที่พบบ่อยในการนำเสนอการขายของคุณ
- ย่อชุดสไลด์นี้ออกเป็น 8 หน้า
- เปลี่ยนโทนเสียงให้เหมาะกับการนำเสนอลูกค้ามากขึ้น
- เพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจนในตอนท้าย
การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะไม่กลายเป็นไฟล์ใหม่จำนวนมาก แต่จะยังคงเกิดขึ้นในสไลด์เดียวกัน
ข้อมูลชุดเดียวกันสามารถเปลี่ยนเป็นเวอร์ชันต่างๆ ได้
ข้อมูลผลิตภัณฑ์ชุดเดียวกันมักจะเผชิญกับสถานการณ์ที่แตกต่างกัน
หากต้องการแสดงให้ลูกค้าเห็น คุณต้องอธิบายสถานการณ์และผลประโยชน์อย่างชัดเจน เพื่อแสดงให้ทีมขายเห็น คุณต้องเน้นจุดขายและปัญหาทั่วไป หากต้องการซิงโครไนซ์ภายใน คุณจะต้องรักษาความเป็นมาและข้อมูลการตัดสินใจให้มากขึ้น
ในอดีตหมายความว่าไรอันต้องคัดลอกหลายเวอร์ชันแล้วเปลี่ยนชื่อ หน้า และสำนวนตามลำดับ
ตอนนี้ เขาสามารถเริ่มต้นจากโปรเจ็กต์ Deckwise เดียวกัน และให้ AI สร้างเวอร์ชันที่แตกต่างกันให้เขาได้:
- เวอร์ชันที่พบปะกับลูกค้า
- รุ่นที่มุ่งเน้นการขาย
- เวอร์ชันสำหรับการซิงโครไนซ์ภายใน
- รายงานฉบับสั้น
- เวอร์ชันที่เหมาะสำหรับการสัมมนาผ่านเว็บมากกว่า
สิ่งนี้ทำให้เขาไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นใหม่ทุกครั้ง แต่สามารถปรับเปลี่ยนข้อมูลชุดเดียวกันได้อย่างต่อเนื่อง
สิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับไรอัน
สิ่งที่ Ryan ให้ความสำคัญมากที่สุดไม่ใช่ว่า Deckwise จะสามารถสร้างสไลด์เวอร์ชันแรกได้หรือไม่
แน่นอนว่าเวอร์ชันแรกมีความสำคัญ แต่สิ่งที่ช่วยประหยัดเวลาได้จริงๆ ก็คือกระบวนการที่ตามมา: ปรับเปลี่ยนโครงสร้างต่อไป เสริมเนื้อหาต่อไป และปรับการแสดงออกต่อไปตามคำติชม
Deckwise ใส่ข้อมูล เค้าร่าง สไลด์ และความสามารถในการแก้ไข AI ในเวิร์กโฟลว์เดียวกัน สำหรับ Ryan การนำเสนอไม่ใช่เอกสารคงที่อีกต่อไป แต่เป็นงานที่สามารถพัฒนาต่อไปได้
เขาสามารถมุ่งความสนใจไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ ได้มากขึ้น เช่น การหาประเด็นสำคัญ เล่าเรื่องให้ชัดเจน และทำให้ทุกหน้าเป็นไปตามวัตถุประสงค์
